Führen heißt kommunizieren

By Januar 15, 2015 Führung No Comments
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Mit fünf Selbstcoaching-Fragen zur besseren Mitarbeiterkommunikation: Das wichtigste Führungsinstrument für den Personalmanager als Führungskraft ist die Sprache, ist die Kommunikation – ohne effektive Kommunikation ist erfolgreiche Mitarbeiterführung nicht möglich. Was zeichnet einen guten Kommunikator aus?

Kommunikations-Kompetenz – ein weites Feld. Fest steht wohl: Wer heute nicht intensiv an der Verbesserung seiner Kommunikation arbeitet, hat morgen keine mehr, weil der Zugang zum Mitarbeiter verschlossen bleibt. Darum ist die ständige Selbstreflexion notwendig, der selbstkritische Blick in den kommunikativen Spiegel, die an sich selbst gerichtete Frage: „Was muss und kann ich tun, um meine kommunikativen Fähigkeiten so zu verbessern, dass ich meine Mitarbeiter erreiche?“

Hilfreich ist die Fähigkeit zum Selbstcoaching, mithin die Kompetenz des Personalmanagers, seinen inneren Coach mit der Zielsetzung zu aktivieren, sich persönlich auf der kommunikativen Ebene weiterzuentwickeln.

Das bedeutet: Bevor der Hilferuf an einen externen Begleiter ertönt, der die Führungskraft unterstützt, die Kommunikation mit den Mitarbeitern zu optimieren, dient die Selbstbefragung mithilfe von fünf Selbstcoaching-Fragen dazu, die Qualität der Mitarbeitergespräche zu erhöhen.

 

Frage 1: „Kommuniziere ich respektvoll und mit Wertschätzung?“

Es gibt globale Kommunikationsregeln, ohne die die Gesprächsführung nicht gelingen kann. Dazu gehören Respekt und Aufmerksamkeit. Konkret: Der Personalmager bekundet sein ehrliches Interesse am Gesprächspartner, indem er genau zuhört, die Körpersprache und die nonverbalen Signale des Mitarbeiters beachtet und vor allem nachfragt statt monologisiert. Sein Ziel ist der Dialog auf Augenhöhe, auch wenn er als Führungskraft in der Hierarchie über dem Mitarbeiter steht.

Hinzu kommt die Wertschätzung, dass der Mitarbeiter eine andere Wahrnehmung und Meinung haben kann als er selbst und die Welt und die Dinge anders interpretiert als die Führungskraft.

 

Frage 2: „Kommuniziere ich stets lösungsorientiert?“

Ganz gleich, welcher Kommunikationsstil zur Anwendung gelangt: Der Personalmanager findet das Tor zum Herzen und zum Verstand des Mitarbeiters, indem er lösungsorientiert kommuniziert und von Anfang an darauf abhebt, sich weniger in die Problembeschreibung zu versenken, sondern konstruktive Lösungen anzubieten. „Problembeschreibung“ – das hat auch etwas mit nach rückwärts gerichteter Vergangenheitsbewältigung zu tun, mit der Suche nach Schuldigen für Versäumnisse. Sicherlich – ohne Analyse und Ursachenforschung geht es nicht; dann aber ist es notwendig und richtig, so rasch wie möglich in die Lösungsfindung einzubiegen.

Selbstcoacher wissen um die Macht der Sprache und nutzen ihre Selbstreflexionskompetenz, um in möglichst jeder Führungssituation zu einer zukunftsorientierten Lösungssprache zu finden.

 

Frage 3: „Was bewirken meine Äußerungen?“

Lösungsorientierte Personalmanager vermeiden es, „Minuswörter“ und „Minussätze“ wie „Sie wissen doch selbst, dass …“ oder „Sie müssen endlich …“ zu verwenden. Wenn diese Minussätze mit heftigem Kopfschütteln oder einer abwertenden Handbewegung einhergehen, ist das so wichtige Vertrauensverhältnis zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft nachhaltig gestört.

Zielführender sind lösungsorientierte Formulierungen wie: „Ihre Verärgerung ist nachvollziehbar, gar keine Frage. Erzählen Sie bitte, was vorgefallen ist. Vielleicht finden wir gemeinsam eine Lösung.“ Indem der Personalmanager solche Satzanfänge wählt und sie mit einem ermunternden Kopfnicken begleitet, bietet er dem Mitarbeiter aktiv seine Unterstützung an.

Entscheidend ist, dass er sensibel und mit Fingerspitzengefühl kommuniziert und bedenkt, was seine Äußerungen in der Vorstellungswelt des Mitarbeiters auslösen. Unbedachte Minussätze und bloßstellende Kritik vor den Kollegen etwa können dessen Selbstwertgefühl nachhaltig beschädigen.

 

Frage 4: „Kommuniziere ich mitarbeiterindividuell?“

Vielen Führungskräften unterläuft der fatale Fehler, in unterschiedlichen Führungssituationen mit verschiedenen Mitarbeitertypen immer dieselbe kommunikative Strategie anzuwenden. Jedoch: Mitarbeiterführung ist vor allem dann zielführend, wenn der Personalmanager möglichst viele wertschätzende Kommunikationsstile beherrscht und diese personen- und situationsangemessen einsetzt.

Ein Beispiel dient der Verdeutlichung: Wenn einem Mitarbeiter Abläufe am Arbeitsplatz noch nicht klar sind, weil sein erster Arbeitstag noch nicht allzu lange her ist, arbeitet der Personalmanager am besten mit Vorgaben und konkreten Hinweisen (Kommunikationsstil „Prescriptive“). Wenn derselbe Mitarbeiter jedoch nach einiger Zeit immer noch unsicher agiert, geht er zum Supportive-Stil über, um sein Selbstbewusstsein zu stärken: „Ich gratuliere, es ist Ihnen zu verdanken, dass wir die schwierige Situation doch noch in den Griff bekommen haben.“ Und wenn es einem anderen Mitarbeiter nicht gelingen will, eine wichtige Aufgabe sachgerecht zu erledigen, führt der Personalmanager ein Vieraugengespräch mit ihm („Catalytic“-Stil) und agiert wie ein Coach, indem er Hilfe zur Selbsthilfe bietet: „Was würden Sie jemandem raten, der dieses Problem hat? Wie lässt sich diese Problemlösung auf Ihre Situation übertragen?“

Hinzu kommen die folgenden Kommunikationsstile: Der Personalmanager liefert die notwendigen Informationen und das Wissen, damit der Mitarbeiter die richtigen Schritte einleiten kann („Informative“-Stil). Oder er fordert ihn durch positiv-konstruktive Rückmeldungen auf, über sich nachzudenken und Einstellung und Verhalten eventuell zu verändern („Confrontative“). Beim „Cathartic“-Stil schließlich will er den Mitarbeiter dazu bewegen, über negative Gedanken und Gefühle zu sprechen, mit dem Ziel, sie zu überwinden: „Was bedrückt Sie denn nun wirklich?“

 

Frage 5: „Gebe ich stets konstruktives Feedback?“

Mitarbeiterorientierte Personalmanager geben ihren Mitarbeitern ständiges Feedback – sie loben und kritisieren, sie spenden Aufmunterung und unterbreiten Verbesserungsvorschläge. Sie nutzen das Feedback, um dem Mitarbeiter konstruktiv bei seiner Weiterentwicklung zu unterstützen.

Damit dies gelingt, sollte das Feedback regelmäßig, unter vier Augen sowie stets konkret gegeben werden. Der Personalmanager verzichtet auf Verallgemeinerungen und bezieht sein Feedback auf eine konkrete Situation. Ziel ist es, Handlungsperspektiven zu eröffnen und selbst bei heftiger Kritik wertschätzend zu argumentieren.

Wertschätzende Kommunikation – damit schließt sich der Kreis zu den eingangs genannten globalen Kommunikationsregeln.

 

Interview mit Felix Müller
Managing Director, Henley Business School Deutschland

Frage 1: Herr Müller ,was unternehmen Sie als Selbstcoacher, um Ihre Kommunikations-Kompetenz zu verbessern?

Reflexion vor, während und nach der Kommunikation ist für mich der Schlüssel zu guter Kommunikation. Als Teil einer global tätigen Business School kommuniziere ich viel mittels E-Mail. Da will ich nicht in die Kurz-und-knapp-Falle tappen, sondern meinen Mitarbeitern mit Respekt und Wertschätzung begegnen. Neben einem persönlichen, zum Moment passenden Rahmen gehören dazu auch wertschätzende und positive Worte. Zudem versuche ich, jeden Mitarbeiter bei jeder Kommunikation da abzuholen, wo er gerade in diesem Moment steht. Für all diese Ansätze hole ich mir regelmäßig Feedback ein, um dazuzulernen.

Frage 2: Mitarbeiterkritik ist immer heikel. Wie gehen Sie vor?

Ich strebe für uns eine positive Fehlerkultur an. Unsere Kommunikation konzentriert sich auf den Blick in die Zukunft und was wir aus Situationen lernen können, die nicht so optimal liefen – den Begriff ‚Fehler‘ versuche ich zu vermeiden, da er, wie die ‚Schuldfrage‘, negativ und völlig überflüssig ist. Viel lieber stecke ich meine Energie in die lösungs- und mitarbeiterorientierte Kommunikation für die Zukunft.

 

Dieser Beitrag ist erschienen in der Fachzeitschrift Personalmagazin 02/15, Seite 78-79.

  Mitarbeiterkommunikation.PDF

 

Bild: SXC freeimages.com

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